负责传达政令、通报军情等公务信函。而私人信件只能托人转送，没有专门人员和投递渠道，加之古代交通不便，信息传送非常不便。因此，即便在社会经济都非常繁荣的唐代，仍然有杜甫的“烽火连三月，家书抵万金”之说。这种官办的邮驿制度经历了先秦、汉、唐、宋、元、明等各个朝代的发展，一直到清朝中期才逐渐衰落，被现代邮政所取代。
一直到明朝永乐年间，才出现了专门的民间邮递机构——民信局。民信局的产生适应了民间商贸与交往的需要，所以发展很快。自民信局首先在浙江宁波产生后不久，全国各地尤其是大城市和一些沿海口岸相继建立了许多家民信局。这些民信局一般都有一定的管辖范围，路途遥远的邮件常常需要几个民信局互相合作，才能把邮件传递到目的地。当时的民信局经营范围很广，既能传递信件、包裹，也能汇兑银钱，甚至还能托运一些大件物品。民信局在清代咸丰、同治年间发展到了鼎盛时期，全国大小民信局多达数千家。在广东、福建的沿海地区还出现了专门为海外侨胞服务的民信局——侨批局。
民信局的出现，既满足了民间生产和生活的需要，又发展了行业经济，是官办邮驿的一种有效补充。直至1935年，民信局才逐渐停办。
中国现代意义上的邮局是1896年清朝光绪皇帝批准开办的大清邮政。它实际上是由当时控制清朝海关税权的英国人赫德创办并掌控。之后的几十年，一直由帝国主义列强把持和控制。之后经历了中华民国时期的中华邮政、中国革命战争时期的人民邮政。新中国成立后，人民邮政事业在党和政府的领导下，已经发展成为与民众生活息息相关并提供越来越多便利的重要经济行业和社会组成部分。书信作为个人之间、个人与单位、单位与单位联络、沟通的交际工具得到了日益广泛地应用。写好书信，写出合乎规范并表意准确的书信，是每一个现代人都应该掌握的技能。
随着社会经济的发展，特别是科学技术的进步，人们联系和沟通的方式也有了翻天覆地的变化。不但在现代邮政行业中出现了邮政快递、航空快递等先进快捷的邮递方式，而且电信、网络领域也提供了更为先进的技术手段。比如，电话、电报、传真技术的普及，以及借助网络实现的手机短信、视频通话和E…mail等信息传播手段的应用。这些新的通信方式，是传统书信的有益补？充，同样也应该遵循一定的书写和应用规范。书信的写作要求与规范可以作为它们的借鉴。
二、普通书信的文体特点
（一）应用范围的普遍性
相较其他应用文体只能用于特定人群和特定事务，书信更为普遍地应用于各类人群、团体，适用范围也涵盖了人们日常生活的各个方面。只要有交流与沟通的需要，就有书信的用武之地。因此，书信有更多的使用群体和更为宽泛的适用范围。
（二）承载内容的广泛性
由于书信使用上的普遍性，上至天文地理，下到风土人情，政治、经济、文化、军事和社会生活的方方面面都可以成为书信的内容。书信承载内容的广泛性是其区别于其他应用问题，特别是公文的显著特点。
（三）语言表达的灵活性
书信作为一种交际工具，其作用在于交流信息、叙谈情谊、商讨问题、沟通思想等。为了达到上述目的，写信者往往对语言的选择不拘一格。有时候为了更好地体现主题，还要变换不同的语言风格。在表达方式上，或叙述、或描写、或议论、或抒情，灵活多变。
（四）写作层次的随意性
书信的承载内容广泛，在写作过程中，可以交代一事一物的前因后果，可以直接对某一事物提出自己的看法，也可以同时在一封书信中提出多个问题和多种观点。写作层次上既可以采用递进式、又可以采用并列式，还可以根据交代对象的重要程度随意地组织材料。
三、普通书信的结构与写法
书信虽然较之其他应用文体在表达手法上有较大的灵活性和随意性，但习惯上仍然有一些固定的结构。完整的书信由信文和信封构成。
（一）信文的结构与写法
信文的内容一般由称谓、问候语、正文、祝颂语以及落款等5部分组成。
1．称谓，独占一行，写在信笺的第一行顶格的位置，表示对受信任的尊重。称谓后面加冒号，表示有话要说。称谓是写信人对收信人的称呼，一般包括敬辞、姓名、称呼等3个方面的内容，可以根据与收信人的亲疏关系灵活处理。比如“尊敬的某某老师”，“亲爱的妈妈”等。
2．问候语，写在第二行空两格的位置，独立成段。作用是连贯语气、表达问候、引启正文。问候语应该注意针对性，根据对象表达不同的问候。
3．正文，另起一行空两格起笔。作为书信的主体，一般应交代清楚写信的因由、事情的具体情况和结束语。正文的写作要求：语言顺畅、条理清晰、措辞得体。叙事时尽量做到一事一段。同时写多件事时，要掌握先难后易，先主后次的顺序，使人一目了然。
4．祝颂语。祝颂语是与问候语呼应，进一步表达祝愿，加深情谊。一般分为两行书写。在正文结束后第一行空两格写“此致”、“顺颂”、“敬颂”“即祝”等启示语。另起一行顶格写“敬礼”、“秋安”、“教祺”、“学习进步”等祝福语。同样要根据不同的对象对祝颂语进行选择。
5．落款。普通书信的落款较为简单，主要包括署名和写信日期，分两行写在信尾的右下方。署名通常是在姓名前加自称，如“学生某某”。日期一般要写公历，如果写农历，就应在日期前加上“农历”或“阴历”二字。写日期，一般只写月、日。如果是重要的，或者是时间性较强的信件，除了写年、月、日以外，还要写明更确切的时间。如果在旅途中写信，还可以在日期后附带写上写信的地点。
此外，如果信已经写完，临时又想起一些事情要告诉对方，或觉得某件事叙述得还不够全面等，在信在后面还可以补写称之为附言。可在补写话语的前面加上“另”、“又”、“另外”、“还有”等字样。或者在附言之后写上“又及”二字。
（二）信封的结构与写法
国内的标准信封一律采用横式，信封的正面主要由邮政编码区、收寄信人地址书写区和贴邮票区3部分组成（国内信封C4、C5号正面示意图见图6…1）。
图6…1 国内信封C4、C5号正面示意图
收信人的邮政编码写在信封的左上角固定的方格内。
收信人地址写在收信人邮政编码的下一行。地址应详细写明省、市、县（区）、乡（镇）街道和门牌号码的全称。
收信人的姓名写在信封中间。字可写得大写。姓名后面可缀上“先生”“女士”“同志”等一般称呼，不可用过于私密的称呼。因为信封上的文字都属于邮递过程用语，是写给邮递员或送信人看的。
寄信人的地址和姓名写在收信人姓名下一行。姓名之后加上“缄”“寄”等字样。
寄信人的邮政编码写在信封右下角固定的方格内。
寄往国外的书信，信封写法与国内标准不同。寄信人的姓名、地址、国家名要称依次写在信封的左上方或信封背面的上部；收信人的姓名、地址、国家名称要依次写在信封的右下方；邮票贴在信封的右上角。应该用对方国家通用的语言或英文书写。
四、普通书信写作的注意事项
（一）格式要合乎规范
普通书信的格式是约定俗成的，写信合乎规范能够体现出写信人的自身修养和对收信人的尊重。
（二）语言要真挚得体
普通书信可以用口语化的语言，语气上要感情真挚，能够给看信人以“见字如晤”的感觉。
（三）内容要条理清晰
写信时，交代事项应条理清楚，让收信人对书信传递的信息有明确的把握。
范文解析
给市长的一封信
敬爱的市长：
您好！我是×市的一名普通中学生。
又一届“创建国家级文明城市”的活动展开了。作为一名×市市民，我真诚的希望×市获得这一殊荣。故我借这次作文机会给您提一条建议，希望您能够采纳。
×市历史悠久，景点众多，街道整齐，树木林立，是个优秀的城市，但大街上随处可见的痰迹，使这个美丽的城市黯然失色，人们的每一个吐痰动作，都使人厌倦。就督察人员看来，有这样陋习的城市，难道能评上文明卫生城市吗？
关于“文明城市”的建设，作为中学生的我也谈谈个人的想法。
文明城市的市民素质应该是很高的。我发现×市的个别市民，不能够做到这点。例如随地吐痰等，这现象都是常见的。我想应该加强宣传力度，提高人民修养。比如，在广告牌子上贴一些文明的标语，让中学生自愿组织一个小组，上街去宣传……最主要的就是人们对“文明”重要性的认识不够，不知道“文明”是怎样一个广泛的概念。
随地吐痰并没有在法律的约束范围内，这使得管理这一问题难上加难，但只要我们努力，就会成功克服它。我相信在我们共同的努力下，×市必将成为一座优秀的城市。
这是我对您的一点小建议，我恳切希望您能够采纳，也算是我对×市出的一份微薄之力吧！
此致
敬礼！
一名×市中学生
××年×月×日
范文分析：
这是一名中学生就建设文明城市问题给市长提出的建议。全文结构合乎书信格式规范，重点突出，条理清晰，过渡自然。文章先介绍了写信人的身份，概述了×市的环境情况，然后笔锋一转，强调随地吐痰现象对建设文明城市所造成的严重后果；最后对随地吐痰的问题提出了一点可行的建议，并表达了良好的愿望。
范文解析
给爸爸的信
亲爱的爸爸：
您好！
在这柳絮纷飞、空气中已经可以嗅到丝丝暖意的初春季节，我想对您说，我已经慢慢长大，变得成熟，而您却逐渐衰老，头上已有星点白发。我有很多心里话想对您说。而看到您每天忙忙碌碌，我实在不好意思打扰您休息。因此，在这午后的闲暇，我坐在书桌前，动笔写下了这封信，倾吐我的心声。
记得两年前的一个秋天的夜晚，我蜷缩在床上，胃剧烈疼痛，豆大的汗珠从脸颊上流下来，“哎呦，哎呦”地大叫着，惊醒了熟睡的您。您匆忙起床，没顾得披上一件衣服，就来到我床前。看到我满脸的汗水和痛苦的表情，关切地问我“××，你这是怎么了？”我有气无力地回答道“我……我胃……疼。”您见我疼痛难忍，急忙给我穿上厚厚的外衣，自己却草草地披上一件外套，背上我，一路颠簸着跑向医院。我家离医院虽然很近，秋天的夜晚也已经非常寒冷了，可是我趴在您的背上，却感到那样温暖，那样安全。这难道不是避风港吗？一滴滴热泪滚落下来，滴到您的脖子上。您一直安慰我说：“要坚持住，马上就到医院了……”
不知不觉我睡着了。醒来时发现四周雪白的一片，雪白的墙，雪白的床单，雪白的被褥。我躺在床上，而您却坐在椅子上熬了一宿。您闭着双眼，眼圈乌黑，面色苍白，我看见您如此难受，只有盼着吊瓶快点儿打完，好让您休息一下。
当最后一个吊瓶打完，已经是凌晨五点多了。我身体好了许多，精神也渐渐好转，而您却累了，眼睛也很难睁开，“爸爸，我好了，你快点起来，回家再睡吧。”您低声说：“累死我了，为了你，我一晚上都没睡觉，你好了，我就安心了。”我以为爸爸能好好地在家休息一下，而您到家，给我做好饭后，就说：“××，你吃了饭在家里休息吧，我还得去上班。”这时，我的眼泪再也忍不住了，我一边哭一边对您说：“爸爸，您昨晚上一宿没睡，今天还要去上班，难道你不累吗？”可为了这个家，为了挣钱给我花，您笑了笑，就走了。
爸爸，十多年来，您为我做的事就这一件吗？不是，您为我做的太多太多，我在这里说也说不尽，道也道不完。在女儿的心里，您是那样伟大，您不顾自己的劳累，换来了我的健康和快乐。人生路上，您是我的保护伞，是我的避风港，是我的指路灯。我将用丰硕的果实，回报您的养育之恩。
祝您身体健康，万事如意！
您的女儿
××年×月×日
范文分析：
这封女儿写给爸爸的信，感情真挚饱满，读来令人感动不已。女儿选取了一件夜里生病的小事，娓娓道来，字里行间流露出质朴真实的父爱。当时自己年龄小，很多话都说不出来，而今女儿大了，懂得用书信来感恩父亲。全文结构合乎书信格式规范，条理清晰，过渡自然，充满了女儿对父亲的爱。
五、小常识：传统书信结尾的敬辞举例
（一）问候语举例
问 候 对 象 使 用 敬 辞
祖父母及父母
恭叩金安、敬请福安、肃请金安
老师
敬请尘安 恭请道发 肃请海安 虔请讲安 恭颂教祺
亲友长辈
恭请福绥 敬请履安 敬叩崇安 敬请颐安 虔清康安
亲友平辈
敬候佳祉 并候近安 顺颂起居 顺侯大安 敬颂台安 顺颂时绥
亲友晚辈
即询近佳 即问近好 附颂清安
与长辈居一处者
敬请侍安 敬颂侍福 并候侍祺
夫妇
敬请俪安 顺颂双安 敬颂俪祉（祺）
政界
敬请勋安 恭请钧安 只请政安
军界
敬请戎安 恭请麾安 肃请捷安
学界
只颂撰祺 只请著安 顺请文安 并请学安 即颂文绥 即候文祺
商