重要、不重要分为四大类。一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易达成。
设定优先次序，可将事情区分为五类：A=必须做的事情；B=应该做的事情；C=量力而为的事情；D=可以委托别人去做的事情；E=应该删除的工作。最好大部分的时间都在做A类及B类的事。
第56节：提高〃生产力〃
◆规划与组织
成功的关键在于善于规划，在规划制定后有毅力、耐心地持续工作，直到完成。规划能减轻工作压力，而且只要你花1分钟时间规划，便可节省4分钟的执行时间。规划的目的在于有效利用内在及外在的巅峰时刻内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。
规划什么呢？有组织的档案系统、列出工作清单等事务性的工作。在规划时要考虑到百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出所预定时间的30％以上。
保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。
文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％…90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以过一段时间就要整理档案并将不需要的档案丢掉。
◆提高〃生产力〃
一般人只用50％的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；
用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间来做重要的事；
要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间；
工作中断时，要有〃回去工作〃的驱动力；
要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只做一半而无结果；
维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。
◆有效的专案管理
当你在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键。其内容包括：
规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织，列出完整的工作清单；
定义理想的结果：譬如你希望届时会有经理、主管等人莅临的热闹场面；
设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；
判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；
指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；
检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的工作，检视对方是否依照自己的理想去做；
风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其他方案可以替代。
在以时间为标杆的工作管理中，你需要时刻提醒自己，参照以下两个定律。
墨非定律：凡是可能出错的都会出错；每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；不论你估算多少时间，计划的完成都会超出期限；不论你估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；你做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。
崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。
◆沟通与说〃不〃
工作时间中有75％的时间是花在与人沟通上，在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系。在职业生活中您是否成功，85％决定于你如何有效地与别人沟通，每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确。
在与上司交流时，首先要弄清楚自己要去沟通什么，想让上司理解什么，希望得到什么支持？在与同事交流时切记你的目标在于协同完成任务，不要迷失方向，掉入为沟通而沟通的陷阱。
在工作中，每个人都有分内的事情要做，但是碍于情面，很多人会禁不住同事的纠缠，好心接过本不属于自己的事情，结果是捡了芝麻丢了西瓜，连自己的事情也办不好。因此，适当地说〃不〃拒绝不合理的要求，是保持你高效工作的必要技能。
有些人在拒绝对方时，因感到不好意思而不敢据实言明，致使对方摸不清自己的意思，而产生许多不必要的误会。当你语意暧昧地回答：〃这件事似乎很难做得到吧！〃原来是拒绝的意思，然而却可能被认为你同意了，如果你没有做到，反而会被埋怨你没有信守承诺。
所以，大胆地说出〃不〃字，是相当重要却又不太容易的课题。有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由；有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝，各有不同。以下是几种如何说不的建议。
第57节：要事第一、事半功倍
直接分析法：直接向对方陈述拒绝对方的客观理由，包括自己的状况不允许、条件限制等。通常这些状况是对方也能认同的，因此较能理解你的苦衷，自然会自动放弃说服你，并觉得你拒绝得不无道理。
转移法：不好正面拒绝时，只好采取迂回的战术，转移话题也好，另有理由也可以，主要是善于利用语气的转折温和而坚持，绝不答应，但也不致撕破脸。比如，先向对方表示同情，或给予赞美，然后再提出理由，加以拒绝。由于先前对方在心理上已因为你的同情使两人的距离拉近，所以对于你的拒绝也较能以〃可以体会〃的态度接受。
不用开口法：有时开口拒绝对方不是件容易的事，你往往在心中演练许多次该怎么说，一旦面对对方还是下不了决心，总是无法启齿。这个时候，肢体语言就派上用场了。一般而言，摇头代表否定，别人一看你摇头，就会明白你的意思，之后你就不用再多说了。另外，微笑中断也是一种掩体的暗示，当面对笑容的谈话，突然中断笑容，便暗示着无法认同和拒绝。类似的肢体语言包括，采取身体倾斜的姿势，目光游移不定、频频看表，心不在焉。
一拖再拖法：如果已经承诺的事，还一拖再拖是不明智的，这里的一拖再拖法指的是暂不给予答复，也就是说，当对方提出要求时你迟迟没有答应，只是一再表示要研究研究或考虑考虑，那么聪明的对方马上就能了解你是不太愿意答应的。其实，有能力帮助他人不是一件坏事，当别人拜托你为他分担事情的时候，表示他对你的信任，只是自己由于某些理由无法相助罢了。但无论如何，仍要以谦虚的态度，别急着拒绝对方，仔细听完对方的要求后，如果真的没法帮忙，也别忘了说声〃非常抱歉〃。
要事第一、事半功倍
→做正确的事情
管理大师彼得·德鲁克曾在《有效的主管》一书中郑重指出：〃效率是'以正确的方式做事'，而效能则是'做正确的事'。〃
效率和效能实际上都不应偏废，但这并不意味着效率和效能具有同样的重要性。我们当然希望同时提高效率和效能，但在效率与效能无法兼顾时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。
在现实生活中，无论是企业的商业行为，还是个人的工作方法，人们关注的重点往往都在于前者：效率和正确做事。但实际上，第一重要的却是效能而非效率，是做正确的事而非正确做事。
〃正确地做事〃强调的是效率，注重的是让人们更快地朝目标迈进；〃做正确的事〃强调的则是效能，着重点是确保人们的工作是在坚实地朝着正确的目标迈进。换句话说，效率重视的是做一件工作的最好最快方法，效能则重视时间的最佳利用这包括做或是不做某一项工作。
麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是，每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在〃做正确的事〃。〃正确地做事〃与〃做正确的事〃有着本质的区别。〃正确地做事〃是以〃做正确的事〃为前提的，否则，〃正确地做事〃将变得毫无意义。首先要做正确的事，然后才存在正确地做事。试想，在一个工业企业里，员工在生产线上，按照要求生产产品，其质量、操作行为都达到了标准，他是在正确地做事。但是如果这个产品根本就没有买主，没有用户，这就不是在做正确的事。这时无论他做事的方式方法多么正确，其结果都是徒劳无益的。
倡导〃正确地做事〃的工作方法与倡导〃做正确的事〃的工作方法，其产生的效果是截然不同的。前者是保守的、被动接受的，而后者是进取创新的、主动的。
麦肯锡资深咨询顾问奥姆威尔·格林绍曾指出：〃我们不一定知道正确的道路是什么，但却不要在错误的道路上走得太远。〃这是一条对所有人都具有重要意义的告诫，他告诉我们一个十分重要的工作方法，如果我们一时还弄不清楚〃正确的道路〃（正确的事）在哪里，最起码，那就先停下自己手头的工作吧！
【自测自评】你现在做的事情重要吗？
为了避免成为一个空谈主义者，你必须立即行动起来。首先该做的就是将你的宏观目标化为明确的具体目标，化为实际可行的目标，并且立即朝着这个目标彻底行动起来。
任何大的目标的实现，都是依托在一个个小的阶段上的，要想实现你的想法，你就要安排好眼前的生活，设定出一个个比较具体的按照你的思想行动的目标。这些具体目标的设立原则就是〃我现在做的，是否使我更接近目标〃。
管理大师杜拉克说过：〃不能管理时间，便什么也不能管理！〃因此你必须在你的宏观目标的指引下，列出你近一阶段的目标，这个阶段可以是10年，也可以是6个月。也许过了这段时间后你的人生阶段会到达另一个层次。
第58节：写下具体的目标
目标不能是抽象的、空泛的。你不能把诸如〃我就是要享受生活，战胜自卑〃一类口号作为你的生活目标，而要写下具体的目标，比如，两年以后你一定要掌握全面的人力资源管理技能，30岁之前要拥有自己的汽车。你所开列的这些近期计划对你的长远目标实现一定要切实有帮助，既然写下了它们，就不能当做幻想，想了就一定要去做，去争取，去完成。
为了不使自己所列的这些目标成为空谈，这里准备了一些问题，当你在做计划的时候，请参照一下，时时追问一下自己，把所有的想法都实实在在地思考清楚。
（1）你订下的这套远期、中期与近期目标是不是明确，它们之间是不是衔接，是不是可行？
（2）对于下星期所想从事的工作，你是不是已有清晰的安排？
（3）在一个工作日开始之前，你是不是已考虑妥当这一天的工作次序？
（4）你是不是以事实之重要性而非以其紧迫性作为确定行事优先次序的依据？
（5）你是不是把注意力集中于目标而非集中于过程，是不是以绩效而非以活动量作为自我考核之依据？
（6）你是不是在工作效率最高的时间内做重要的事？
（7）你今天能否为达到远期、中期或近期目标做某些事？
（8）你是不是每天都保留少量的时间做计划，并思考与你的工作有关的问题？
（9）你是不是善用上下班途中的时间？
（10）你是不是有意减少中午的饭量，以免在下午打瞌睡？
（11）你是不是对自己的作息时间做松弛的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件？
（12）在一天工作完了之后，你是不是反省一下：哪些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因是什么？以后如果再出现这种情况，你该如何补救？
（13）在你筹备会议之前，你是不是先思考一下还有没有比开会更好的解决问题的办法？
（14）开会时你是不是注意控制自己的说话时间和方式，以避免自己和大家的时间浪费在空洞的会议中，从而使会议的效率尽量提高呢？
（15）你是不是定期检查自己的时间支配方式，以确定自己有没有摆脱以前那种浪费时间的陷阱呢？
（16）你是不是有效地利用下级的协助让自己能比较轻松地调度自己的时间，同时又避免成为浪费部属时间的根源呢？
（17）你是不是采取了某些措施，防止一些无用的资料及刊物摆放在你的办公桌上并且占用你的时间呢？
（18）当你与客户进行沟通时，你是不是能尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通呢？
（19）除了在例外情况下，你是不是尝试在下班后把工作抛到脑后呢？
（20）倘若需要加班，而且可自由选择加班时间，你是不是宁可提前上班而不延迟下班？
（21）你是不是能促使自己迅速地作出一些微小的决策？
（22）你是不是在获得关键性资料的第一时间就马上制定决策？
（23）对经常会出现的工作或者精神危机，你是不是时时保持警觉性，并采取预防措施呢？
（24）你是不是经常为自己及他人定下工作完成的截止时间呢？
（25）最近你是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢？
（26）你是不是在口袋中或书包中，携带一些文件材料，如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上的空闲时