职业常青- 第22部分

　　（25）最近你是不是可以拒绝任何毫无益处的例行工作或例行活动呢？

　　（26）你是不是在口袋中或书包中，携带一些文件材料，如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上的空闲时间里拿出来进行处理呢？

　　（27）当你面对许多需要解决的问题时，你是不是应用〃80/20原则〃来对付呢？

　　（28）你是不是真正能够控制自己的时间？你的行动是不是取决于自己，而不是取决于环境，或按照他人的优先次序来进行呢？

　　（29）你是不是努力一次就把一件事情做好呢？

　　（30）你是不是积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议、电话等），好不让它们经常妨碍你每天的工作呢？

　　（31）你是不是能总是面对现实，思考现在需要做的事情，而不是总怀念过去的得失成败，或者担心未来的变化莫测呢？

　　（32）你是不是能总是牢记〃时间就是金钱〃这句话呢？

　　（33）你是不是能腾出一些时间对自己进行培训？

　　（34）你是不是尽量将该打的电话集中在一起进行呢？在打电话之前是不是先准备好有关的资料，而不是想起什么说什么，却常常忘记了最重要的事呢？

　　（35）你是不是能熟练掌握对处理文件很有帮助的计算机系统呢？

　　（36）你是不是有时把自己的工作环境封闭起来，以避免工作受到他人之干扰？

　　这36个问题，或许太过细致琐碎，但是如果你真的能对每一个问题都能做出令人满意的回答的话，相信你一定已经把自己的计划做得非常完善了，这个计划一定会帮你向着你的终极目标作飞跃性前进。

第59节：找出〃正确的事〃

　　【习惯训练】养成要事第一、紧张有序的工作习惯

　　◆首先，找出〃正确的事〃

　　麦肯锡的工作原则是：正确做事，更要做正确的事。而首先找出〃正确的问题〃，则是做正确的事的第一步。

　　工作实际上就是解决一个个问题的过程。很多时候，一个问题摆到你的办公桌上等待你去解决，看起来问题本身已经相当清楚，解决问题的办法也很清楚。但是，不管你要冲向哪个方向，想先从那个地方下手，正确的工作方法只能是：在投入大量时间和精力之前，请你花点时间思考一下，确保自己正在解决的是正确的问题很有可能，它对你来说是个没有多少价值却会耗费你一整天精力的伪问题。

　　在麦肯锡咨询公司工作的许建平坦言，让工作高效卓越的方法是有机而复杂的，就跟医学问题一样。病人到医生的办公室说，自己有一点发烧，他会告诉医生自己的症状：嗓子痛、头疼、鼻子堵塞。然而，医生并不会马上就相信病人的结论。他会翻开病历查看你以前的身体状况，问一些探究性的问题，然后再做出自己的诊断。病人也许是发烧，也许是感冒了，还可能得了什么更严重的病，但医生不会依靠病人自己的判断进行诊断。

　　搞清楚交给你的问题是不是真正的问题，惟一的办法就是更深入地挖掘和收集事实。一般用不了多久，你就能搞清楚自己走的方向到底对不对。

　　当你确信自己是在为一个错误的问题伤脑筋时，你会做些什么？当医生认为病人的轻微症状掩盖了某些更为严重的问题时，他会告诉自己的病人：〃我可以治疗你的头疼，不过我认为这是某种更为严重的病情的症状，我会做进一步的检查。〃按照同样的方法，你应该去找你的客户或者是你的老板只要是最开始要求你进行投入的人就行告诉他：〃你让我去了解X问题，但真正对我们的业绩有影响的是来自于对Y问题的解决。只要你真想的话，我现在就可以解决X问题，不过我认为把精力放在Y上面更符合我们的利益。〃

　　如果你有支持自己的资料，客户既可以接受你的建议，也可以让你继续处理原来的问题，但是你已经尽到了根据客户的最佳利益行事的责任。

　　◆编排行事优先次序

　　一个人在工作中常常难以避免被各种琐事、杂事所纠缠。很多人由于没有掌握高效能的工作方法，容易被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱；他们总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。

　　大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：

　　●先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。

　　●先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。

　　●先做容易做的事，然后再做难做的事。

　　●先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

　　●先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。

　　●先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。

　　●先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。

　　●先做别人的事，然后再做自己的事。

　　●先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。

　　●先做有趣的事，然后再做枯燥的事。

　　●先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

　　●先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。

　　●先做已发生的事，然后做未发生的事。

　　实际上，上述各种准则，虽然已成为很多人的工作习惯，但都不符合高效工作方法的要求。

　　工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理？

　　对于这个问题，麦肯锡公司给出的答案是：应按事情的〃重要程度〃编排行事的优先次序。所谓〃重要程度〃，指的是对实现最终目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说，就是根据〃我现在做的，是否使我更接近目标〃这一原则来判断事情的轻重缓急。

　　在麦肯锡，每个人都养成了〃依据事物的重要程度来行事〃的思维习惯和工作方法。在开始每一项工作之前，人们总是习惯于先弄清楚哪些是重要的事，哪些是次要的事，哪些是无足轻重的，而不管它们紧急与否。每一项工作都如此，每一天的工作都如此，甚至一年或更长时间的工作计划也是如此。只有这样才能保证人们在工作的繁杂和枯燥中不迷失方向。

　　在上述十三种决定优先次序的准则中，对人们最具支配力的恐怕是第九种〃先做紧迫的事，再做不紧迫的事〃。大凡低效能的员工，他们每天把80％的时间和精力都花在了应付〃紧迫的事〃上。也就是说，人们惯常的做法是按照事情的〃缓急程度〃来判断行事的优先次序，而不是首先衡量事情的〃重要程度〃。按照这种思维，他们经常把每日待处理的事区分为如下的三个层次：

　　〃必须〃今天（上午）做的事（即最为紧迫的事）。

　　〃应该〃今天（上午）做的事（即有点紧迫的事）。

　　〃可以〃今天（上午）做的事（即不紧迫的事）。

　　但具有讽刺意味的是，在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些〃必须〃做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。

第60节：克服杂乱无章的坏习惯

　　工作无序，没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，是不是将你的精力和时间都毫无价值地浪费了。我们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些高级职员的公文包和办公桌上，堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯咖啡、折了半页角的旧书籍等等。在这样的工作环境和秩序下工作，你的工作效率有可能高效吗？

　　美国管理学者蓝斯登说：

　　〃我赞美彻底和有条理的工作方式。……看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减到最少，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时，他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。

　　〃再看看他的手提箱。箱中并不是一周旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。我认识一位装模作样的经理，他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内，让我偶然看到其中的东西：橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志，以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人，每个公司都有……高效的经理人同样也以有条理给上司留下深刻印象。上司会对他产生信任感，认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳的工作任务之门。〃

　　也许你要说，办公桌面是否整洁只是个人的工作风格，跟办事效能没有多少关系。然而，你错了，办公室不是你的家，在家里你可以散漫随意，甚至把换下的袜子扔在餐桌上。在工作场合，办公桌面是否整洁可是工作条理化的一个重要方面，甚至可以说，杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看做了一种工作方式，他们也许认为在这种随意的工作环境中，他们的心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。某位高明人士对办公桌上堆积如山的东西提出了精辟的解释：〃这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。〃

　　可问题是，在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能带来相反的效果。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片吸引走。等你回过神来的时候，时间已经匆匆地又过去了一大段，而你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。

　　如果你的办公桌上经常物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。

　　（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里。这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的，你一次只能做好一项工作，你必须把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。

　　（2）不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情，除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。

第61节：职场需要填充幸福元素

　　（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们随手摊在办公桌上。下一步你该核对一下剩下的工作，然后去进行第二项最重要的工作。

　　从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容，然后根据内容放入不同的档案袋中，并在档案袋外面加以简单注明。

　　待办的，即以后可能要处理的但不是当前的重要工作，可以将它们的相关资料进行归类，然后放入抽屉之中。

　　空闲时间的阅读材料，也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候还摆在你的面前，因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

　　对和你的工作相关的或者对你有用的客户、媒体及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等，也一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。

　　在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以圆满结束今天的工作，迎来明天的一个好的开始了。长此下去，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利而无一害的。

　　任何坐在办公桌前的人最需要的是，想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。不要把一些小东西全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有用的空间和分散你的注意力了。

　　身心健康是〃革命〃成功的本钱

　　→职场需要填充幸福元素

　　马克思曾经展望过未来，提出了〃工作着是幸福的〃论断。在一个自由社会里，工作是人们集中释放创造力的活动，人们为着各自的目标辛勤而快乐地从事符合兴趣和能力的职业。这是理想社会下人们的工作状态，在达到〃工作着是幸福的〃之前，人们还需要为之付出艰辛的努力。

　　现实情况又如何呢？中国有多少人〃工作并幸福着〃呢？近日，中国人力资源开发网联合国内众多知名人力资源管理和